نحوه حضور در رویداد

یکی از اقدامات انجام شده جهت جلوگیری از ازدحام جمعیت، ترافیک تردد و حضور در فضاها، مدیریت درست و هدفمند برنامه ها و بهره وری بهینه از فضا و زمان و در نهایت و مهم تر از دیگر موضوعات، پذیرایی درخور و شایسته از مدعوین در طی روزهای برگزاری رویداد، امکان رزرو روز و ساعت بازدید برای مدعوین است. 
در نظر گرفتن تمهیداتی چون کارت دعوت های فیزیکال، ارسال یک لینک ۵ روز مانده به زمان رویداد برای تمامی مدعوین جهت رزرو زمان بازدید و دریافت QR CODE ورود به نمایشگاه  از جمله این تمهیدات است. 
همچنین هدف از چاپ و ارسال یک روزنامه به همراه کارت دعوت، ضمن احترام به مدعوین، اطلاع رسانی وسیع تر، آشنایی با روند شکل گیری، طراحی و اجرا و در نهایت نحوه حضور در این رویداد است. 
البته از دیگر سو باید توجه داشت با وجود توسعه و فراگیر شدن نشریات و فرایندهای ارتباطی دیجیتال، اقلام چاپی و فیزیکال با توجه به ثبت در حافظه دیداری، به عنوان ابزاری ارتباطی همچنان جایگاه ویژه ای در شکل گیری و ارتقای کیفیت ارتباطات دارند.